Ce documente trimiți lunar contabilului: lista completă

Contabilitatea pe o lună poate fi corectă doar dacă toate documentele ajung la contabil. Cele mai multe întârzieri și declarații rectificative apar din cauza documentelor lipsă sau trimise târziu. Mai jos găsești lista pe care o dăm clienților noștri: ce documente trimiți, de unde le iei și până când.

Documente de vânzare și cumpărare

Facturile emise în luna respectivă, inclusiv cele stornate sau anulate.
Facturile primite de la furnizori. Din 2024, facturile între firme trec prin sistemul RO e-Factura, așa că majoritatea facturilor de la furnizori se pot descărca din Spațiul Privat Virtual (SPV). Trimite totuși facturile de la furnizorii din străinătate și pe cele care nu apar în SPV.
Bonurile fiscale pentru cheltuieli (combustibil, materiale etc.), pe care apare codul fiscal al firmei.
Dacă folosești casă de marcat: rapoartele Z zilnice și raportul lunar.

Banca și casa

Extrasele de cont pentru toate conturile firmei, inclusiv cele în valută, și extrasele cardurilor firmei.
Chitanțele emise și primite și registrul de casă, dacă firma încasează sau plătește în numerar.
Rapoartele lunare de decontare pentru încasările prin procesatori de plăți sau platforme online.

Contracte și alte documente

Contractele încheiate sau modificate în luna respectivă: cu clienții și furnizorii, de închiriere, de leasing sau de împrumut.
Documentele pentru mijloacele fixe cumpărate sau vândute (factura, procesul-verbal de punere în funcțiune).
Deconturile de cheltuieli și documentele de deplasare (ordinul de deplasare, bonurile, biletele).
Pentru importuri și exporturi: declarațiile vamale și documentele de transport.

Dacă ai angajați

Pontajul pe luna respectivă (orele lucrate, orele suplimentare și cele de noapte).
Cererile de concediu de odihnă și certificatele de concediu medical.
Orice angajare, modificare sau încetare de contract, imediat ce ai decis-o: unele trebuie transmise în REGES-Online înainte să intre în vigoare (detalii în articolul despre REGES-Online).
Bonusurile, primele sau reținerile din salariu stabilite pentru luna respectivă.

Până când le trimiți

Ideal, în primele zile ale lunii următoare. Declarațiile lunare, de exemplu cea pentru salarii (D112) sau decontul de TVA pentru firmele care declară TVA lunar, se depun până pe 25 ale lunii următoare, iar contabilul are nevoie de câteva zile ca să înregistreze documentele, să le verifice și să depună declarațiile. La angajări și modificări de contract nu aștepta sfârșitul lunii: termenele se socotesc de la data fiecărei schimbări.

Cum le trimiți

Electronic, ca PDF sau ca fotografii clare, grupate pe luni. Facturile din SPV le poate descărca direct contabilul, dacă are împuternicire. Cu cât documentele sunt mai complete și ajung mai devreme, cu atât afli mai repede ce taxe ai de plătit și poți lua decizii la timp.

Vrei să lucrăm împreună? Vezi pachetele de contabilitate sau scrie-ne.